Conditions générales d'utilisation

CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION — PharmaPlanni

Version du 30 Octobre 2026

1. OBJET

PharmaPlanni est un outil interne de gestion des plannings de travail mis à
disposition des collaborateurs du groupement Pharma G8.
ci-après « l'employeur ».

Il permet de consulter les plannings, de déposer des demandes d'absence et
d'heures supplémentaires, et — pour les personnes habilitées — d'établir et de
modifier les plannings de leur officine.

Il met également à disposition de l'équipe un outil d'aide à la
dispensation (« Médicaments ») : recherche dans la base publique des
médicaments (BDPM), consultation des règles de prescription et de délivrance,
et enregistrement de brouillons d'ordonnances. Cet outil est une aide : le
résumé des caractéristiques du produit (RCP) reste le document opposable, et
l'outil n'est pas certifié comme dispositif médical.

L'accès à l'application est réservé aux collaborateurs en poste. Il est
strictement personnel : les identifiants ne doivent être ni partagés ni
transmis.

2. ACCÈS ET COMPTE

Chaque collaborateur reçoit un accès nominatif, créé par son responsable
d'officine ou par l'administrateur du groupement. Le mot de passe est choisi
par l'intéressé lui-même, par un lien à usage unique ; l'employeur n'en a
jamais connaissance.

En cas d'oubli, la fonction « mot de passe oublié » de l'écran de connexion
permet d'en définir un nouveau.

L'accès est suspendu automatiquement lorsque le collaborateur quitte
l'entreprise. Il peut également être suspendu temporairement par le
responsable d'officine, notamment pendant la préparation d'un planning non
encore publié.

3. RÈGLES D'USAGE

L'utilisateur s'engage à :

- ne pas communiquer ses identifiants à un tiers, y compris à un collègue ;
- n'utiliser l'application que dans le cadre de son activité professionnelle ;
- ne pas extraire, copier ou diffuser hors de l'entreprise les informations
qu'il y consulte, en particulier les plannings et les absences de ses
collègues ;
- signaler sans délai à son responsable tout accès qui lui paraîtrait anormal.

Le planning affiché fait foi pour l'organisation du travail. Il peut être
modifié ; les collaborateurs concernés en sont informés par notification dans
l'application et, si l'officine l'a activé, par courriel.

4. LIEN D'ABONNEMENT AU CALENDRIER

Chaque collaborateur peut activer, depuis l'écran « Mon planning », un lien
permettant d'afficher ses créneaux dans son agenda personnel (iPhone, Google
Agenda…).

Ce lien est un secret personnel : toute personne qui en dispose peut consulter
vos horaires de travail sans avoir à se connecter. Il ne doit donc pas être
transféré. En cas de doute, la fonction « Régénérer le lien » le rend
immédiatement inutilisable.

Ce flux ne contient que des horaires de travail. Il ne contient aucune
absence, ni aucun motif d'absence.

5. DONNÉES PERSONNELLES

5.1 Responsable du traitement

ALEXANDRE GAMBIEZ - 18 RUE PIERRE KRIER 1880 LUXEMBOURG
Contact : planning@pharmaplanni.fr

5.2 Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour organiser le travail et suivre le temps de
travail. Cela recouvre l'établissement des plannings, la gestion des absences
et des heures supplémentaires, le décompte mensuel des heures et le relevé des
kilomètres parcourus pour livrer les patients, en vue de leur remboursement.

Ces traitements reposent sur l'exécution du contrat de travail et sur les
obligations légales de l'employeur en matière de durée du travail.

5.3 Données traitées

- Identité : nom, prénom, adresse électronique.
- Situation professionnelle : officine de rattachement, fonction, statut de
titulaire, heures contractuelles, dates d'entrée et de sortie.
- Date de naissance, facultative. Seuls le jour et le mois sont affichés dans
l'application ; l'année n'apparaît nulle part et l'âge n'est pas communiqué
à l'équipe.
- Planning : créneaux de travail, dates, horaires et type de poste.
- Absences : dates, type d'absence, et le cas échéant une précision saisie par
le demandeur ou une réponse du responsable.
- Heures supplémentaires validées et compteurs mensuels d'heures.
- Kilomètres de livraison : date de la tournée, kilomètres parcourus, nombre
de livraisons et, le cas échéant, une note courte. Aucun nom ni aucune
adresse de patient n'y est enregistré.
- Historique des modifications de planning, avec leur auteur et leur motif.
- Ordonnances enregistrées dans l'outil « Médicaments », rattachées au compte de
leur auteur. Elles ne portent pas l'identité du patient, mais peuvent
comporter son âge, son sexe et des informations de grossesse ou
d'allaitement.

5.4 Données de santé

Le type d'une absence peut révéler une information relative à la santé
(maladie, maternité, congé parental). Ces informations font l'objet de
restrictions particulières dans l'application :

- le type d'une absence n'est visible que par l'intéressé et par le ou les
responsables de son officine ;
- sur le planning consulté par l'équipe, une absence s'affiche uniquement par
la mention « Absent », sans motif ;
- aucune absence, ni aucun motif, n'apparaît dans le lien d'abonnement au
calendrier ;
- les ordonnances enregistrées dans l'outil « Médicaments » ne sont visibles
que de leur auteur, et l'outil est réservé aux membres de l'équipe en
poste.

5.5 Destinataires

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes suivantes :

- le collaborateur lui-même, pour ses propres données ;
- le ou les responsables de son officine de rattachement ;
- l'administrateur du groupement, pour l'administration de l'outil ;
- le gestionnaire de la paie, pour les heures et les kilomètres validés
transmis avec la fin de mois.

Un responsable n'accède pas aux données des autres officines. Les
collaborateurs voient le planning de leur officine, mais ni les heures
contractuelles de leurs collègues, ni le motif de leurs absences.

Aucune donnée n'est cédée, louée ni transmise à des tiers à des fins
commerciales.

5.6 Sous-traitants

L'application est hébergée et les courriels sont acheminés par OVH SAS, sur
des serveurs situés à Gravelines.

Assistant IA (facultatif). Un gérant d'officine peut relier Claude,
l'assistant d'Anthropic PBC, à PharmaPlanni, si le titulaire de l'officine
l'a activé. Claude peut alors lire, en lecture seule et pour ce gérant
seulement, le planning des officines qu'il gère : noms et fonctions des
collaborateurs, horaires des créneaux, présence ou absence. Il ne reçoit
jamais le motif d'une absence, ni les heures contractuelles, ni les
adresses email, ni les dates de naissance, et ne peut rien modifier. Ces
informations sont alors transmises à Anthropic, qui peut les traiter hors de
l'Union européenne. Le gérant peut couper cet accès à tout moment, et le
titulaire le désactiver pour toute l'officine.

En dehors de cet assistant, aucun autre service tiers n'est sollicité.
L'application ne charge aucune ressource depuis un service externe et ne
comporte aucun outil de mesure d'audience ni de traceur publicitaire.

5.7 Cookies

Seuls deux cookies techniques sont déposés : l'un maintient la session
ouverte, l'autre protège les formulaires contre la falsification de requêtes.
Ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service et ne servent à
aucun suivi.

5.8 Durée de conservation

Les données d'un collaborateur sont conservées pendant la durée de sa
présence, puis 5 ans à compter de son départ.
Passé ce délai, le compte et les données rattachées — plannings, absences,
heures supplémentaires, kilomètres de livraison, historique, compteurs,
ordonnances sauvegardées, journal de l'assistant IA —
sont supprimés définitivement par une purge automatique.

Les décisions prises par un collaborateur ayant quitté l'entreprise
(validations d'absence, par exemple) sont conservées sans son nom.

5.9 Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de
limitation et d'opposition, ainsi que d'un droit à la portabilité de vos
données.

Ces droits s'exercent auprès de Alexandre Gambiez. Vous
pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale
de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris,
www.cnil.fr.

5.10 Sécurité

Les échanges avec l'application sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe ne
sont jamais stockés en clair. Les sauvegardes de la base de données sont
chiffrées, et leur clé de déchiffrement n'est pas conservée sur le serveur.

6. DISPONIBILITÉ

L'employeur s'efforce d'assurer la disponibilité de l'application sans pouvoir
la garantir. Des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance.
Une indisponibilité ne dispense pas des obligations liées au planning en
vigueur, qui peut être communiqué par tout autre moyen.

7. MODIFICATION DES PRÉSENTES CONDITIONS

L'employeur peut modifier les présentes conditions. La version en vigueur est
celle publiée dans l'application, dont la date figure en tête. Les
collaborateurs sont informés des modifications substantielles.

8. CONTACT

Pour toute question relative à l'application ou à vos données :
planning@pharmaplanni.fr